Cours
Thèmes 2011-2012
Règlements
Photos Lauréates
Règlements généraux
CHAPITRE I : GÉNÉRALITÉS
1.1 Siège social
Le siège social de l’organisme est situé au Service des loisirs de la ville de Saint-Hubert, 156, boul. Churchill, Greenfield Park, J4V 2M3
1.2 Sceau
Le sceau de l’organisme est sous la garde du secrétaire et son utilisation est déterminée par le conseil d’administration.
1.3 Objectifs
Le club veut favoriser le regroupement de personnes ayant pour intérêt la photographie et aider au développement de la technique et de l’art photographique dans un but culturel et récréatif.
CHAPITRE II : MEMBRES
2.1 Catégories
Est membre, toute personne qui est inscrite officiellement selon les normes établies par l’organisme et qui respecte les objectifs et les critères de celui-ci. Le nombre de membres non-résidents de la Ville de Longueuil ne devra en aucun temps être supérieur à 25 % du nombre total de membres dans le club. L’âge minimum requis est 18 ans.
2.2 Durée de l’adhésion
Durée prescrite selon les normes de l’organisme.
2.3 Expulsion
Le conseil d’administration peut expulser tout membre qui contrevient aux règlements et objectifs du club. La décision du conseil d’administration doit être précédée d’un avis adressé au membre, lui indiquant les motifs pour lesquels il pourrait être expulsé, la date, l’heure et le lieu où telle expulsion sera discutée, pour lui permettre de se faire entendre.
CHAPITRE III : ASSEMBLÉE DES MEMBRES
3.1Assemblée générale
L’assemblée générale se compose de tous les membres éligibles du club : elle délibère valablement, quel que soit le nombre de membres présents et les décisions sont prises à la majorité. En cas d’égalité des voix, celle du président est toujours prépondérante. L’assemblée générale a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année, et ce, avant l’expiration de son mandat.
3.2 Éligibilité des membres à l’assemblée générale
Tout membre ayant un taux de présence d’au moins 45 % peut être admis à l’assemblée générale.
3.3 Assemblée spéciale
Toutes les assemblées spéciales des membres du club ont lieu selon les besoins, à la demande du conseil d’administration. De plus, à la requête d’au moins trois des membres actifs, le secrétaire ou le président de l’organisme doit convoquer une assemblée spéciale dans les dix (10) jours suivant la réception de la requête, à défaut de quoi, les requérants pourront eux-mêmes convoquer cette assemblée. Pour être recevable, la requête doit spécifier le ou les objets de l’assemblée et porter la signature de chacun des membres requérants.
3.4 Avis de présentation ou de modification de règlements
L’avis de tout projet de règlement doit être donné à un des membres du conseil d’administration sept (7) jours avant l’assemblée générale annuelle. L’avis doit comporter le texte intégral du règlement proposé et sera retransmis aux membres de l’assemblée.
3.5 Avis de convocation
Toute assemblée des membres est convoquée par un avis écrit du président ou secrétaire du club. Cet avis doit indiquer la date, l’heure, l’endroit et l’objet de cette assemblée. L’avis de convocation doit parvenir aux membres au moins dix (10) jours avant la tenue de l’assemblée et être remis en main propre ou par voie postale ou par voie électronique (courriel).
3.6 Lieu des assemblées
Les assemblées des membres se déroulent à l’endroit désigné par le conseil d’administration.
3.7 Vote
Un vote par membre éligible. Un membre absent ne peut être représenté par un autre membre à moins d’une procuration écrite. Toutes les résolutions sont adoptées à la majorité simple des voix.
3.8 Élections
Lors de la tenue des élections, l’assemblée élira un président, un scrutateur et un secrétaire d’élection. Les personnes désignées n’auront pas le droit d’être mises en nomination pour un poste au sein du conseil d’administration.
CHAPITRE IV : CONSEIL D’ADMINISTRATION
4.1Admissibilité
4.1.1 Les personnes admissibles doivent être membres réguliers au sein de l’organisme.
4.1.2 Le conseil d’administration devra être composé majoritairement de membres de l’arrondissement de Saint-Hubert.
4.2 Durée du mandat
Les administrateurs sont élus pourla période déterminée selon chacun des postes. Ces derniers sont rééligibles.
4.3 Responsabilité civile
Le Club photo et/ou le Conseil d’administration ne peut pas être tenu responsable des actes de ses membres lors des activités organisées par le Club.
4.4 Composition
Le conseil d’administration doit se composer d’un minimum de trois (3) membres : président, vice-président et secrétaire-trésorier. Les postes de conseiller et responsable d’événements sont optionnels. Le conseil d’administration se réserve le droit de modifier au besoin les postes et les tâches. Tout membre qui s’absente pour trois (3) réunions consécutives, sans motif justifié et valable, sera réputé démissionnaire. Le conseil d’administration se réserve le droit de compléter son conseil dans le cas d’absence permanente ou d’exclusion d’un membre.
4.4.1 Le président
Le président est l’officier exécutif. Il représente le club auprès des tiers et exerce tous les pouvoirs qui lui sont donnés par les présents règlements ou par le conseil d’administration et selon les principes de démocratie. Il préside les assemblées des membres et du conseil d’administration : il est loisible au président ou au conseil de nommer une autre personne pour présider les débats, et ce, au besoin. Il signe tous les documents requérant sa signature. Le président tranche les questions en cas d’égalité des votes. Durée du mandat : 2 ans. Le poste sera en élection aux années impaires.
4.4.2 Le vice-président
Le vice-président assiste et remplace au besoin le président ou le secrétaire-trésorier. Il participe aux décisions d’orientation du club. Durée du mandat : 2 ans. Le poste sera en élection aux années paires.
4.4.3 Le secrétaire-trésorier
Le secrétaire-trésorier a la charge et la garde des fonds du club et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, dettes, recettes et déboursés du club. Il dépose à une institution financière déterminée par le conseil d’administration, les deniers du club. Il signe tous les chèques, billets ou autres documents avec le président ou le vice-président. Il doit préparer un état financier annuel, lequel est présenté à l’assemblée générale annuelle. Il rédige les procès verbaux. Il a la garde des livres de minutes et de tout autre document et ceux-ci sont disponibles en tout temps à l’examen du conseil d’administration. Il tient à jour la liste des membres du club. Il participe aux décisions d’orientation du club. Durée du mandat : 2 ans. Le poste sera en élection aux années impaires.
4.4.4 Le conseiller
Le conseiller a la charge des communications extérieures, il répond aux demandes des membres, des organisations extérieures, etc. Il assiste au besoin le vice-président et le secrétaire-trésorier dans les tâches administratives. Il participe aux décisions d’orientation du club. Durée du mandat : 1 an.
4.4.5 Le responsable d’événements
Le responsable d’événements est en charge du bon déroulement et de l’organisation des différentes activités du Club telles que sorties, ateliers, conférences, expositions, etc. Il participe aux décisions d’orientation du club. Durée du mandat : 2 ans. Le poste sera en élection aux années paires.
4.5 Élections
4.5.1 L’élection des membres du comité se fera lors de l’assemblée générale annuelle.
4.5.2 Le scrutin
Le vote doit se dérouler sous forme de scrutin et chaque membre reçoit un bulletin de vote sur lequel il inscrit le nom du candidat de son choix.
4.5.3 Le président d’élection
Le président d’élection est en charge de la tenue des élections et du bon déroulement de celles-ci. Le président d’élection ne peut pas être un membre du conseil d’administration sortant.
4.5.4 Le secrétaire d’élection
Le secrétaire d’élection est en charge du compte rendu et de la saisie du déroulement des élections ainsi que de la saisie des commentaires et suggestions faites lors de la séance. Le secrétaire d’élection doit rédiger par la suite un procès-verbal reflétant le compte rendu des élections.
4.5.5 Le scrutateur
Le scrutateur fait le décompte des votes. Les résultats sont annoncés et le candidat qui obtient la majorité des suffrages exprimés (50 % plus un) est déclaré élu. Si aucun candidat n’obtient la majorité, on raye de la liste celui qui a obtenu le moins de voix et on procède à un deuxième tour de scrutin. Et ainsi de suite, jusqu’à ce qu’un candidat obtienne la majorité.
4.5.6 Le président d’élection et le secrétaire d’élection sont nommés ou élus lors de la tenue de l’assemblée générale.
4.5.7 Le président d’élection déclare tous les postes dont le mandat vient à échéance vacants; à noter que pour le club de photographie L’œil qui voit, le mandat est par défaut de un an ou deux ans. Par conséquent, tous les postes dont le mandat vient à échéance en cours d’annéesont automatiquement vacants à la fin de la saison.
4.5.8 Le président d’élection doit expliquer les règlements qui régissent la tenue des élections.
4.5.9 Le président d’élection doit nommer ou faire élire un scrutateur : son rôle consiste à distribuer et à ramasser les bulletins de vote, à compter les voix recueillies par chacun des candidats et à transmettre les résultats du scrutin au président d’élection.
4.5.10 Le président d’élection doit nommer les postes à combler, soit :
a. Président (obligatoire)
b. Vice-président (obligatoire)
c. Secrétaire-trésorier (obligatoire)
d. Conseiller (optionnel)
e. Responsable d’événements (optionnel)
4.5.11 Le président d’élection doit mettre chacun des postes en élection en suivant (dans l’ordre décrit ci-dessus) la procédure suivante :
a. Celui qui sera actuellement en poste aura la possibilité d’affirmer qu’il désire se représenter, ce qui en fera un candidat au même titre que les autres membres désirant également se proposer.
b. Solliciter les mises en candidature des membres réunis en assemblée. Chaque membre peut se proposer volontairement et devenir candidat pour le poste en élection.
c. Si aucun membre ne s’offre volontairement par lui-même (à l’exception des membres du comité sortant), il sera possible de proposer un autre membre. Après un délai raisonnable, clore l’appel de candidatures, soit par simple déclaration du président, soit en faisant approuver par vote majoritaire des deux tiers une proposition à cet effet.
d. Dans le cas de candidatures proposées, demander au membre s’il désire se porter candidat à ce poste, en commençant par le dernier nom de la liste.
e. Si une seule personne accepte de se porter candidate, elle est élue par acclamation à ce poste. Si plusieurs personnes acceptent de poser leur candidature, il y aura un vote (voir la section Vote).
f. Si personne n’accepte d’être candidat, le comité a la tâche de combler le poste vacant durant l’année.
4.5.12 Un membre dans l’assemblée doit présenter une proposition demandant la clôture des élections, et par la même occasion, la destruction des bulletins de vote.
4.5.13 Le président d’élection proclame le nom de toutes les personnes élues et cède la parole au président de séance.
4.6Pouvoirs et délégations de pouvoirs
Le conseil d’administration exerce tous les pouvoirs que lui délègue l’assemblée générale. Il détermine les critères d’adhésion et le montant de la cotisation. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de tout membre du club ou du conseil d’administration ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d'administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de tout membre à un autre membre du club.
4.7Rôle
Le rôle du conseil d’administration est d’assurer le bon fonctionnement du club dans la réalisation de ses activités ainsi que la gestion de ses affaires.
4.8Réunions du conseil
Les réunions sont convoquées par le président ou le secrétaire. Pour tenir réunion, la présence de trois (3) administrateurs est de mise. Par contre, dans le cas d’absence d’un administrateur, une consultation obligatoire doit se faire pour les décisions finales. Les décisions sont prises par la majorité des membres présents. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.
CHAPITRE V : DISPOSITION FINANCIÈRE
5.1 Année financière
L’exercice financier du club se termine le 30 juin de chaque année.
5.2 Livres et comptabilité
Le conseil d’administration fait tenir par le secrétaire-trésorier tous les livres de comptabilité. Ces livres sont disponibles en tout temps à l’examen de tous.
5.3 Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires sont signés obligatoirement par le président ou le vice-président et le secrétaire-trésorier, deux (2) signatures étant requises.
5.4 Contrats
Les contrats et autres documents requérant la signature du club sont signés par le président ou toute autre personne spécifiquement désignée à cette fin par le conseil d’administration.
CHAPITRE VI : DISSOLUTION, LIQUIDATION
6.1 Dissolution
La dissolution du club ne sera effective qu’avec l’assentiment de la majorité absolue de ses membres présents, et ce, lors d’une assemblée générale spéciale réunissant au moins la moitié du total des membres en règle. Si ce quorum n’est pas atteint, une nouvelle assemblée sera convoquée au moins trois (3) semaines plus tard et l’assemblée délibérera valablement, quel que soit le nombre de personnes présentes.
6.2 Liquidation
En cas de dissolution du club, tous les biens du club exempts de dettes seront remis à la municipalité, laquelle verra à les redistribuer à une activité analogue.
CHAPITRE VII : RÈGLEMENTS INTERNES
7.1 Des règlements de régie interne seront établis par le conseil d’administration, lesquels détermineront les détails de fonctionnement non élaborés dans le présent règlement, et ce, pour assurer la bonne marche du club.
CHAPITRE VIII : EXPOSITION
8.1Les règlements concernant toute exposition seront laissés à l’initiative du conseil d’administration ou d’un comité organisateur nommé par le conseil d’administration.
Règlements Généraux Révision Juin 2010